Klokkenluidersregeling

1. Definities / Artikel 1

In deze regel wordt verstaan onder:

• Het kantoor: Vannu
• De melder: degene die het vermoeden van een onregelmatigheid
  onder deze regeling meldt
• De werknemer: een melder die in dienst is van het kantoor
• Leidinggevende: degene die leiding geeft aan de werknemer
• Compliance officer: de door de Directie aangesteld persoon om als
  zodanig voor het kantoor te functioneren
• Directie; De Directie van het kantoor, belast met de uitvoering c.q.
  naleving van deze regeling
• Een vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden
  gebaseerd vermoeden met betrekking tot het kantoor, onder meer in verband met:

1. een (dreigend) strafbaar feit
2. een (dreigende) schending van wet- en regelgeving
3. een (dreigende) schending van interne procedures en regelgeving
4. een (dreiging van) bewust onjuist of onrechtmatig informeren van belanghebbenden
5. Een (dreiging van het) bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die ons kantoor schade kunnen opleveren
6. Een (dreigende) onregelmatigheid in de sfeer van de persoonlijke omgang

2. Procedure / Artikel 2

1. De melder meldt een vermoeden van een onregelmatigheid bij de compliance officer,
behoudens de situatie zoals bedoeld in artikel 3. Een werknemer meldt een vermoeden
van een onregelmatigheid intern bij zijn leidinggevende of indien hij melding aan zijn
leidinggevende niet wenselijk acht bij de compliance officer.

2. De compliance officer of de leidinggevende legt de melding, met de datum waarop
deze ontvangen is, vast. Indien de melding is gedaan bij de leidinggevende brengt de
leidinggevende de compliance officer onverwijld op de hoogte van de melding.

3. De compliance officer stuurt een ontvangstbevestiging aan de melder die een
vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld.

4. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden
van een onregelmatigheid door de compliance officer ingesteld.

5. De melder die het vermoeden van een onregelmatigheid meldt en degene(n) aan wie
het vermoeden van de onregelmatigheid is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk.
Zonder toestemming van de compliance officer wordt geen informatie verschaft aan
derden binnen of buiten het kantoor en zijn netwerkorganisaties. Bij het verschaffen van
informatie zal de naam van de melder niet worden genoemd en ook overigens de
informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de melder voor zover mogelijk
gewaarborgd is.

6. Binnen een periode van acht werken vanaf het moment van de melding wordt de
melder door de compliance officer schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een onregelmatigheid.